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DokumentenmanagementDokumentenmanagement –
Effizienter Arbeiten und dabei Kosten sparen mit Workflows eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

In allen Branchen, Bereichen und Abteilungen wächst die Menge und Komplexität an unstrukturierten Daten und Informationen enorm. Diese Informationsflut macht es mehr und mehr notwendig, Arbeitsabläufe zu digitalisieren und effizienter zu gestalten.

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) im Saarland und Rheinland-Pfalz

Dokumentenmanagement (DMS) bietet Ihnen Lösungen und Arbeitsstrukturen, mit denen Sie Ihre Arbeitsabläufe automatisieren und vorhandene Daten sowie Dokumente schneller und transparenter handeln können. Mit Hilfe von Kontroll- und Weiterleitungsfunktionen legt es die Basis für ein systematisches und effizientes Bearbeiten aller Dokumente, auch über verschiedene Standorte hinweg.

Ein DMS behandelt den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments, von der Erstellung über die Versionierung und Speicherung bis hin zur strukturierten Ablage. Es garantiert eine einheitliche Sicht auf alle wesentlichen Informationen und erhöht so Ihre Datenkonsistenz. Realisieren Sie mit einem DMS erhebliche Kostensenkungen und verbessern Ihre Reaktionszeit und Auskunftsfähigkeit gegenüber Ihren Kunden. Laden Sie hier unseren aktuellen Flyer herunter. Auch für den Einstieg kleinerer mittelständischer Unternehmen bieten wir eine Lösung. Mit Archiv in the Box erhalten Sie eine kostengünstige, einfache und trotzdem sichere Möglichkeit für Ihren Schritt in die Digitalisierung der Verwaltung.

Einsatzfelder von Dokumentenmanagementlösungen in den Fachabteilungen sind:

Elektronische Projektakten: Ermöglicht zeitgleichen Zugriff verschiedener Mitarbeiter auf Projektinformationen und -dokumente. Vereinfacht die Zusammenarbeit standortübergreifend und erlaubt mehr Transparenz in der Projektbearbeitung.

Vertragsmanagement: Unterstützt die korrekte Verhandlung und Implementierung von Verträgen mit Kunden oder Partnern, die Vornahme von Vertragsänderungen sowie eine fristgerechte Umsetzung. Bietet zugleich Transparenz über Auslaufzeiten und Kündigungsfristen, hilft Synergieeffekte aus Einzelverträgen zu nutzen und Serviceverträge zu monitoren.

Post- und Rechnungseingangsprozess: Standardisiert Dokumenteneingang und -bearbeitung im Unternehmen, minimiert die Durchlaufzeiten und erlaubt jederzeit auf einen Blick Transparenz über wichtige Informationen. Nutzen Sie z.B. den ZUGfERD-Standard. So reduzieren Sie die Bearbeitungszeit Ihrer Rechnungen von 10 auf 1 Minute!

Elektronische Kundenakte: Die Informationen und Dokumente eines Kunden in unterschiedlichen Medien und verschiedenen Anwendungen werden an einem Ort zusammengeführt. Ein Blick ermöglicht eine vollständige strukturierte Auskunft!

Digitale Personalakte: Alle Dokumente aus dem HR Dossier können von definierten Nutzern standortübergreifend bearbeitet werden. Schnittstellen zu Buchhaltungs- und Archivsystemen integrieren die Personalakte in die bestehende IT. Die revisionssichere Ablage entspricht den rechtlichen Anforderungen.

Unser ganzheitlicher Projektansatz unterstützt Sie in den folgenden Bereichen:

 

ZUGFeRD steht für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Bei diesem Forum handelt es sich um eine Plattform zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland. Damit verbunden ist ein neuer Standard für die elektronische Rechnungsverarbeitung. Die Nutzung dieses Standards bietet Ihnen den Vorteil, mit unterschiedlichen Lieferanten und Kunden keine Einzel-Vereinbarungen im Vorfeld des Rechnungsaustauschs treffen zu müssen. Ebenso entfallen spezielle Anforderungen an die Übertragung der Rechnungen (im Gegensatz zu z.B. EDIFACT).
Eine ZUGfERD konforme Rechnung besteht grundsätzlich aus zwei Komponenten: Einem visuell lesbaren Teil, dem Belegbild in PDF-Format und einer XML-Datei, welche die Nutzdaten enthält. Diese XML Datei ist in das PDF einbettet.
In unserem Gesamtportfolio haben wir ZUGfERD-Lösungen für eingehende und ausgehende Rechnungen. All diese Lösungen können wir direkt in Ihr bestehendes Warenwirtschaftssystem integrieren. Sprechen Sie uns an!
Unabhängig davon, ob ihr Warenwirtschaftssystem heute bereits die Erstellung und Verarbeitung von ZUGFERD Rechnungen unterstützt können sie den manuellen Aufwand enorm reduzieren. Typischerweise dauert die Bearbeitung einer Rechnung ca 10 min. Mit einer ZUGfERD Rechnung reduzieren Sie diese Zeit auf ca 1 Minute! 
Ihr Vorteile mit der Nutzung des ZUGfERD Standards:
- Automatisierung
- Effizientere Prozesse
- Hilft, die Umwelt zu schonen
- Wegfall von Portokosten
- Minimierung von Personalkosten